KALİTE DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ – Sistem Özellikleri

Doküman Yönetim Sistemi’miz ön yüzde görünen özellikleri yerine getirirken arka planda çalışan aşağıdaki özelliklerden bazılarına sahiptir.

  • Kullanıcının doküman yükleme ekranında seçtiği Fabrika, Departman ve doküman türüne göre belirtilen kural doğrultusunda sıralı giden akıllı bir doküman numarası üretmektedir ve sistem yöneticisinin onayının ardından ilgi doküman üzerinde belirtilen yerine otomatik yazılır.
  • Doküman numarası üretime benzer mantıkla doküman revizyonu yüklemelerinde revizyon numarasını vererek ilgili doküman üzerine otomatik olarak yazar.
  • Doküman veya revizyon yüklemelerinde sistem yöneticisine mail ile bildirim gönderilerek, onay bekleyen doküman veya revizyon varlığı haberdar edilir.
  • Doküman veya revizyon yükleme onaylarından sonra da ilgili dokümanı okuma yetkisine sahip herkese mail ve bildirim ile bilgilendirme gönderilerek değişiklikten haberdar edilir.
  • ISO 27001:1 standardı çerçevesinde şifre karmaşıklığı ve şifre geçerlilik prosedürleri kontrol edilmektedir.




KALİTE DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ – KULLANICI EKRANLARI

Merhabalar, projelerimiz arasına yenisini eklemiş bulunuyoruz. Bu yazımızda Kalite Doküman Yönetim Sistemi’mizin kullanıcı ekranlarını görüyor olacağız.

Doküman Yükleme

Doküman Yükleme Ekranı

Kullanıcıların sisteme doküman yükledikleri ekrandır. Bu ekranda yer alan alanlardan dikkat edilecek alanlar aşağıdaki gibidir:

  • İlgili Şirket: Bu alan dokümanın hangi fabrikayı ilgilendirdiği bilgisinin girildiği alandır. Fabrika listesi gruplar listesinde yer alan “Fabrika Yetkileri”nden beslenmektedir. Kişinin yetkili olduğu fabrika listesi gelmektedir.
  • Dokümanı Aşağıdaki Fabrikalarda Genel Yayınla: Burada seçilen fabrikalarda active directory entegrasyonu ile giriş yapan kullanıcıların active directory üzerinden fabrikası tespit edilerek ilgili fabrikada genel dokümanlar listelenir.
  • “Benzer Doküman Ara” butonu: Girilen doküman adı SQL server full text search özelliği ile aranarak daha önce sisteme yüklü dokümanlar görüntülenir. Böylece mükerrer doküman yükleme önüne geçilmiş oluyor. 
    Eğitim başlığı girilerek aratıldığında çıkan sonuç:

Benzer Doküman Arama

Sistem Hareketlerim

Daha önceki yönetici ekranında açıklanan “Doküman Olayları” başlığının kişiye özgü olayların izlendiği ekrandır.

Yüklediğim Dokümanlar

Kişinin yüklediği dokümanlar

Bu ekran aracılığı ile kişi yüklediği dokümanları ve onay durumlarını takip edebilir.

SSS

Sık Sorulan Sorular




KALİTE DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ – YÖNETİCİ EKRANLARI

Merhabalar, projelerimiz arasına yenisini eklemiş bulunuyoruz. Bu yazımızda Kalite Doküman Yönetim Sistemi’mizin yönetici ekranlarını görüyor olacağız.

Sistem Genel Görünüm

Sistem hakkında bilgi verilen dashboard ekranıdır. Ekranda aşağıdaki bilgiler yer almaktadır:

Sistem Genel Görünümü

  • Sisteme yüklü doküman sayıları
  • Fabrikalara göre doküman sayıları
  • En fazla okunan 15 doküman
  • Son 10 günde kullanıcıların sisteme giriş sayıları
  • Kullanıcı sayıları
  • Sistemden atılan mail sayısı
  • Sistemden gönderilen bildirim sayıları

Doküman Onaylama

Doküman Onaylama

Sisteme kullanıcılar tarafından yüklenen doküman ve revizyonlar sistemde yayınlanmadan önce sistem yöneticisi ekranına düşmektedir. Yöneticinin onaylaması durumunda doküman / revizyon sistemde yayınlanmaktadır.
Revizyon onayında yönetici isterse onaylamadan önce “Görüntüle” butonuna tıklayarak dokümanı görüntüleyebilir.

Onay Öncesi Doküman Görüntüleme

Doküman veya revizyon onaylanması durumunda; dokümanı görüntüleme yetkisine sahip bütün kullanıcılara mail ve bildirim ile bilgi verilmektedir. Reddedilmesi durumunda ise dokümanı yükleyen kişiye mail ile bilgilendirilme yapılmaktadır.

Harici Paylaşım Linkleri

Kullanıcılar tarafından sisteme üye olmayan kişilerle belli süre için dokümanı paylaşma istekleri onay ekranıdır. Doküman yanında yer alan “Paylaş” butonuna tıklandığında paylaşılacak kişinin mail adresi ve paylaşım başlangıç – bitiş tarihleri girildikten sonra yönetici ekranına düşmektedir. Yönetici tarafından onay verildikten sonra paylaşılan kişiye mal ile şifreli link gönderilmektedir.

Kullanıcılara Mail Gönderme

Kullanıcılara Mail Gönderme

Kullanıcılara toplu olarak mail gönderilen ekrandır. Bu ekranda istenirse grup seçilerek, istenirse de kişiler tek tek seçilerek mail gönderilecek kişiler seçilebilir.

Kullanıcılara Bilgilendirme Gönderme

Kullanıcılara Mail Gönderme

Kullanıcılara toplu olarak bilgilendirme gönderilen ekrandır. Bilgilendirilme kullanıcıların ilk oturum açmasında veya oturum açık ise ilk sayfa yenilemesinde ekranda mesaj kutusu şeklinde gösterilecektir. Bu ekranda istenirse grup seçilerek, istenirse de kişiler tek tek seçilerek mail gönderilecek kişiler seçilebilir.

Kullanıcı Listesi

Kullanıcı Listesi

Sisteme kayıtlı kullanıcılar listesidir. Pasif durumda olan kullanıcılar kırmızı renkle işaretlenir. Düzenle butonu ile kişi bilgileri düzenlenebilir. 

Yeni şifre verilmesi durumunda kişinin ilk oturum açmasında sistem kişiyi şifre değiştirmeye zorlar. Şifre değiştirilmeden sisteme giriş yapılamamaktadır.

Yeni Kişi Ekleme

Kişi Ekleme

Grup Listesi

Grup Listesi

Kullanıcı grupları listesini tutan ekrandır.

Yeni Grup Ekleme

Yeni Grup

Grup özelliklerinde yer alan “Fabrika Yetkileri” başlığı kişinin doküman yüklemesi sırasında doküman özelliklerinde yer alan hangi fabrikaya ait olduğu bilgisinde hangi fabrikaları seçebileceği yetkisidir. (Kullanıcı ekranında anlatılacaktır.)

Klasörler

Klasörler

Sistemde tanımlı olan klasörleri tutan ekrandır.

Yeni Klasör / Özellikleri

Klasör Özellikleri

Klasör özelliklerinin altında hangi kullanıcı grubunun klasör üzerinde sahip olabileceği yetkiler ayarlanabilir.

Fabrika Listesi

Fabrika Listesi

Sisteme tanımlı fabrika listesidir. Aynı menüde yer alan “Yeni Fabrika” menüsü ile yeni fabrika tanımlanabilir. Fabrika kodu doküman numarasının sistem tarafından otomatik tanımlanmasında kullanılacaktır.

Doküman Türleri Listesi

Doküman Türleri

Sisteme tanımlı doküman türlerini tutan ekrandır. Doküman tür kodları doküman numarasının otomatik oluşturulmasında kullanılmaktadır.

Departman Listesi

Departmanlar

Sisteme tanımlı departmanları tutan ekrandır. Departman kodları doküman numarasının otomatik oluşturulmasında kullanılmaktadır.

Doküman Olayları

Doküman Olayları

Sistemde kullanıcıların doküman üzerinde yaptıkları işlemlerin izlendiği ekrandır.

Gönderilen Bildirimler

Bildirmler

Kullanıcılara gönderilen bildirimlerin izlendiği ekrandır.

Kullanıcı Girişleri

Kullanıcı Girişleri

Kullanıcıları sisteme girişlerinin izlendiği ekrandır.

Sistem Ayarları

Sistem ayarları

Bu ekrandan ayarlanabilen sistem parametreleri:




Kalite Doküman Yönetim Sistemi

Uzun bir aradan sonra projelerimiz arasına bir yenisini daha ekleye bildik. Projenin başlığı aslında projenin ne olduğunu belirtiyor ama aslında bu yalın bir doküman yönetim sistemi değildir. Projeyi en iyi yine projenin kendisi anlatır kuralına göre projeye başlayalım.

Anasayfa

Anasayfa

Sisteme yüklü olan dokümanların listesini gösterir. Tabloda yer alan butonlardan “Görüntüle” butonuna tıklandığında doküman ve dokümana ait ek bilgiler ekrana gelecektir. Örnek bir doküman görüntüleme ekranı aşağıdaki gibidir.

Dosya görüntüleme ekranı

Aynı şekilde tabloda yer alan “Rev. Yükle” butonuna tıklandığında da dokümana ait yeni revizyonu yüklemek için için bir ekran görünecektir. Bu ekrana ilgili veriler girilerek dokümana revizyon yüklenmiş olacaktır. Bu işlemden sonra yöneticiye onay istemini bekleyen doküman revizyonu ile ilgili mail gönderilir. Yöneticinin revizyonu onaylamasından sonra dokümanın eski revizyonu arşive kaldırılır ve bundan sonraki işlemlerde yeni eklenen revizyon gösterilecektir.

Revizyon yükleme ekranı

 

 

Dokümanı sisteme üye olmayan bir kişi ile belli bir süre için sadece okuma yetkisi ile açmak için tabloda yer alan “Paylaş” butonuna tıklanır. Bu işlemden sonra paylaşım için gerekli bilgilerin girileceği ekran gelecektir. Gerekli bilgiler girilip kaydedildikten sonra paylaşım yönetici onayına sunulur. Yöneticinin paylaşımı onaylaması durumunda ilgili kişiye paylaşıma ulaşabilmesi için gerekli link ve şifreyi içeren bir mail gönderilir.

Paylaşım Linki Oluşturma Ekranı

 

Doküman Yükleme

Doküman Yükleme

Doküman yükleme ekranında dokümana ait bilgiler girilip kaydedildikten sonra onay istemi için yönetici onayına gider. Yöneticiye onay bekleyen dokümanın olduğu ile ilgili bir haber maili gönderilir. Yöneticinin dokümanı onaylaması durumunda girilen bilgilere göre dokümana bir kod verilir ve sistemde yayınlanır. Doküman kodu, konuşan kod mantığında verilir ve koda bakılarak dokümanın ne hakkında olduğu bulunabilir. Yöneticinin onay vermesi durumunda dokümanı okuma yetkisine sahip olan herkese sisteme yeni yüklenen doküman ile ilgili mail gönderilir., dokümanın onaylanmaması durumunda ise sadece dokümanı yükleyen kişiye bilgi maili gönderilir.

 

Doküman Ve Revizyon Onaylama

Doküman ve revizyon onaylama ekranı

Sisteme yüklenip onay bekleyen doküman ve revizyonların onaylandığı ekrandır.

 

Sistemde Oluşturulan Harici Paylaşım Linkleri

Harici paylaşım linkleri

Sistemde oluşturulan harici paylaşım linklerinin yönetici onayına ve gözlemine sunulan ekrandır. Yönetici bu ekran aracılığı ile linkleri onaylama, reddetme ve silme işlemlerini yapabilir.

 

Kullanıcı İşlem Logları

Kullanıcı işlem bilgisi

Bu ekran üzerinde yönetici kullanıcıların yapmış oldukları doküman hareketlerini inceleyebilmektedir. Dilerse ekranda yer alan excel simgesine tıklayarak bilgileri excel formatında bilgisayarına indirebilmektedir.

Kullanıcılara Gösterilen Bilgi Notları

Bilgi notları

Bu ekran aracılığı ile yönetici sistemin kullanıcılara göstermiş olduğu bilgi notları ve gösterilme tarihlerini gözlemleye bilmektedir.

Sistemden gösterilebilecek bazı fonksiyonlar ve ekran görüntüleri yukarıdaki gibiydi.

Şimdi de sistemde yer alan diğer bazı fonksiyonlar hakkında konuşursak;

Her sistemde olduğu gibi kullanıcı ve grup işlemleri yapılmaktadır. Kullanıcı güvenliğinden dolayı kullanıcı hesabı oluştuktan sonra kullanıcını şifresini sıfırlaması sistem tarafından zorlanmaktadır ayrıca belli bir yanlış şifre girilmesinden sonra hesap devre dışı kalmaktadır ve yöneticinin hesabı açması gerekmektedir.

klasör işlemlerinde de standart işlemlerin yanında klasör oluşturulurken hangi grubun klasör üzerinde nasıl bir yetkiye sahip olacağı belirtilmektedir.